NOTRE ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Énergie Yukon s’engage à assurer la sécurité, la confidentialité et le respect des renseignements personnels de ses clients. En tant que service public, Énergie Yukon respecte la vie privée de ses clients et s’efforce d’être une organisation transparente et accessible. Cette politique énonce l’engagement continu d’Énergie Yukon envers ses clients. Elle a été élaborée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), une loi du gouvernement fédéral qui encadre la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels.
CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE
La présente politique porte sur les renseignements personnels des particuliers et ne s’applique pas aux renseignements collectés, utilisés ou communiqués relativement à des personnes morales ou à des entités commerciales. Toutefois, les renseignements de cette nature sont protégés par d’autres politiques et pratiques d’Énergie Yukon et en vertu d’ententes contractuelles. Pour les clients non commerciaux, les « renseignements personnels » englobent des renseignements comme les dossiers de facturation, le service et l’équipement, les renseignements sur le crédit du client et les plaintes qui ont été déposées.
La présente politique n’impose aucune restriction relativement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication des renseignements suivants par Énergie Yukon :
• les coordonnées professionnelles;
• l’information accessible au public aux termes de la LPRPDE.
DÉFINITIONS
Dans la présente politique :
« collecte » signifie l’action de recueillir, d’acquérir ou d’obtenir des renseignements personnels auprès de quelque source que ce soit, y compris des tierces parties, par quelque moyen que ce soit.
« consentement » signifie un accord volontaire pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels à des fins précises. Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné verbalement ou par écrit, il est non équivoque, et aucune intervention n’est nécessaire de la part d’Énergie Yukon. Il y a consentement implicite lorsqu’Énergie Yukon peut raisonnablement déduire qu’il y a consentement en raison des actes ou de l’inaction de la part du client.
« communication » signifie rendre des renseignements personnels accessibles à une tierce partie.
« renseignements personnels » signifie des renseignements concernant une personne identifiable, à l’exclusion des coordonnées d’affaires d’une personne. Les renseignements concernant des personnes morales ou des entités commerciales ne sont pas des renseignements personnels. Les renseignements qui ne peuvent pas être associés à une personne en particulier ne sont pas des renseignements personnels.
« tierce partie » signifie une personne ou une organisation autre qu’Énergie Yukon et le client.
« utilisation » signifie le traitement et la manipulation des renseignements personnels par et à Énergie Yukon.
RESPONSABILITÉ
Énergie Yukon est responsable des renseignements personnels en sa possession. Énergie Yukon a nommé un agent de la protection de la vie privée qui a pour responsabilité de s’assurer qu’Énergie Yukon respecte la présente politique.
À cet égard, la responsabilité ultime revient au conseil d’administration d’Énergie Yukon, qui délègue la responsabilité au jour le jour à l’agent de la protection de la vie privée. D’autres personnes à Énergie Yukon peuvent être chargées de la collecte et du traitement courants des renseignements personnels ou agir au nom de l’agent de la protection de la vie privée.
Énergie Yukon adoptera des procédures pour protéger les renseignements personnels, pour recevoir et traiter des plaintes et des demandes de renseignements, pour former les employés relativement aux politiques et aux procédures et pour communiquer les politiques et les procédures à ses clients.
Énergie Yukon est par ailleurs responsable des renseignements personnels en sa possession qui ont été communiqués à une tierce partie aux fins de traitement. Énergie Yukon assurera, par voie contractuelle ou par d’autres moyens, un degré comparable de protection lorsque des renseignements personnels d’un client seront traités par une tierce partie.
FINS
Lors de la collecte de renseignements, Énergie Yukon indiquera à quelles fins la collecte est effectuée et fournira sur demande les coordonnées de l’agent de la protection de la vie privée, qui est en mesure de répondre aux questions entourant la collecte.
Énergie Yukon recueille des renseignements personnels pour les raisons suivantes :
• pour fournir et gérer les services demandés et pour utiliser ou communiquer des renseignements pour toute fin liée à la gestion du compte d’un client et à la prestation des services demandés;
• pour produire des factures et tenir des dossiers sur les paiements;
• pour communiquer des renseignements à des tiers fournisseurs de services, comme des gestionnaires et des administrateurs de comptes;
• pour évaluer les risques de crédit, ce qui comprend l’obtention de rapports de solvabilité;
• pour consigner et résoudre les problèmes et les plaintes concernant les services;
• pour communiquer des renseignements à des agences d’évaluation du crédit et à d’autres fournisseurs de services publics pour actualiser les renseignements sur le crédit;
• pour protéger Énergie Yukon, ses clients et d’autres personnes contre les fraudes et les erreurs et pour protéger les intérêts financiers d’Énergie Yukon;
• pour authentifier l’identité de ses clients;
• pour communiquer des renseignements à quiconque travaille avec ou pour Énergie Yukon au besoin pour la gestion d’un compte de client ou pour la prestation des services demandés;
• pour contribuer à l’application de la loi;
• pour recouvrir une dette due à Énergie Yukon;
• pour respecter des obligations légales et réglementaires et pour agir conformément à des autorisations légales et réglementaires.
Les raisons, utilisations et communications susmentionnées – non exhaustives – constituent un élément nécessaire dans la relation entre Énergie Yukon et ses clients. Par ailleurs, Énergie Yukon peut enregistrer les appels téléphoniques concernant des problèmes et des plaintes touchant les services dans le but de mieux servir ses clients.
CONSENTEMENT
Énergie Yukon obtiendra le consentement de ses clients pour collecter, utiliser ou communiquer leurs renseignements personnels, à l’exception des cas où Énergie Yukon est autorisée par la LPRPDE à le faire sans consentement ou tenue par la LPRPDE de le faire sans consentement. Par exemple, Énergie Yukon peut collecter, utiliser ou communiquer les renseignements personnels d’un client à son insu ou sans son consentement dans les cas suivants :
• Énergie Yukon recouvre ou paie une dette;
• Énergie Yukon obtient un avis juridique;
• Énergie Yukon estime, d’une manière raisonnable, que l’obtention du consentement compromettrait une enquête sur la violation d’une entente ou d’une loi.
Un consentement peut être donné verbalement, par écrit, par voie électronique, par inaction (p. ex., lorsqu’un client omet d’aviser Énergie Yukon qu’il ne souhaite pas que ses renseignements personnels soient recueillis, utilisés ou communiqués pour différentes fins après en avoir été informé) ou autrement. Ainsi, le consentement pourrait être donné oralement au téléphone lorsque des renseignements sont demandés, par voie électronique lors de l’envoi d’une demande ou d’autres renseignements ou par écrit lors de la signature d’un formulaire de demande.
Un client peut retirer son consentement à n’importe quel moment, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et pourvu qu’il donne un préavis raisonnable de retrait de consentement à Énergie Yukon. À la réception de l’avis de retrait de consentement, Énergie Yukon informera le client des probables conséquences découlant de ce retrait de consentement, conséquences parmi lesquelles pourrait figurer l’impossibilité pour Énergie Yukon de fournir certains produits ou services pour lesquels les renseignements en question sont nécessaires.
RESTRICTIONS À LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Énergie Yukon ne recueillera pas de renseignements de façon arbitraire et restreindra la collecte aux renseignements qui sont raisonnables et nécessaires à la fourniture d’un produit ou à la prestation d’un service, et qui sont raisonnables et nécessaires aux fins pour lesquelles le client a donné son consentement. Par ailleurs, Énergie Yukon procédera à la collecte des renseignements conformément à la LPRPDE ou à d’autres lois.
RESTRICTIONS CONCERNANT L’UTILISATION, LA COMMUNICATION ET LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels des clients seront utilisés ou communiqués uniquement aux fins susmentionnées et aux fins pour lesquelles le client a donné son consentement et ils seront utilisés ou communiqués conformément à la LPRPDE ou à d’autres lois.
Lorsque des renseignements personnels sont utilisés pour prendre une décision concernant un client, ces renseignements seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’accéder à l’information après que la décision a été prise et, advenant une demande d’accès à l’information ou une contestation, suffisamment longtemps pour permettre à la personne concernée d’épuiser tous les recours qu’elle a en vertu de la loi.
Énergie Yukon détruira, effacera ou rendra anonymes les documents et les autres dossiers contenant des renseignements personnels dès qu’il sera raisonnable de présumer qu’il n’est plus nécessaire de conserver ces renseignements aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et qu’il n’est plus nécessaire de les conserver pour des raisons légales ou commerciales.
Énergie Yukon fera preuve de diligence raisonnable lors de la destruction des renseignements personnels de manière à empêcher tout accès non autorisé à ces renseignements.
EXACTITUDE
Énergie Yukon fera un effort raisonnable pour s’assurer que les renseignements personnels qu’elle utilise ou communique sont exacts et complets. Dans certains cas, Énergie Yukon dépend de ses clients pour que des renseignements en particulier, comme leur adresse ou leur numéro de téléphone, soient à jour, complets et exacts.
Si un client démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Énergie Yukon procédera aux modifications nécessaires. S’il y a lieu, Énergie Yukon transmettra les renseignements corrigés aux tierces parties à qui les renseignements ont été communiqués.
Si une contestation touchant l’exactitude de renseignements personnels n’est pas réglée à la satisfaction d’un client, Énergie Yukon annotera les renseignements personnels en sa possession pour indiquer qu’une correction a été demandée, mais qu’elle n’a pas encore été effectuée.
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Énergie Yukon protège les renseignements personnels en sa possession ou en son contrôle en prenant des mesures de sécurité raisonnables pour éviter l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la copie et la destruction non autorisés ainsi que les risques semblables.
Énergie Yukon prendra des mesures raisonnables, par voie contractuelle ou d’autres moyens raisonnables, pour veiller à ce qu’un degré comparable de protection des renseignements personnels soit assuré par les tierces parties qui contribuent à la prestation des services à ses clients. Certaines de ces mesures de sécurité sont les suivantes :
• des moyens matériels, comme le verrouillage des armoires de classement;
• des mesures organisationnelles, comme la restriction de l’accès des employés aux dossiers et aux bases de données, suivant le cas;
• des mesures électroniques, comme des mots de passe et des pare-feu;
• des mesures d’enquête dans les cas où Énergie Yukon a des raisons valables de croire que des renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou communiqués de manière inappropriée.
La confidentialité et la sécurité ne sont pas garanties lorsque des renseignements sont transmis par courriel ou par d’autres moyens de communication sans fil. Énergie Yukon ne sera pas responsable des pertes ou des dommages attribuables à une infraction à la sécurité ou à un manquement à l’obligation de confidentialité lorsqu’un client transmet des renseignements à Énergie Yukon par courriel ou par d’autres moyens de communication sans fil, ou lorsqu’Énergie Yukon transmet de tels renseignements par ces moyens à la demande d’un client.
TRANSPARENCE
Énergie Yukon fait preuve de transparence relativement aux politiques et aux procédures qu’elle utilise pour protéger les renseignements personnels de ses clients. Des informations sur ces politiques et ces procédures seront mises à disposition par écrit et par voie électronique. Toutefois, pour assurer l’intégrité de ses procédures de sécurité et de ses pratiques d’affaires, Énergie Yukon ne communiquera pas de renseignements sensibles sur ses politiques et ses procédures.
Énergie Yukon rendra disponibles une description du type de renseignements personnels en sa possession ainsi qu’une description générale de l’utilisation et de la communication de ces renseignements.
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les clients d’Énergie Yukon ont le droit d’accéder aux renseignements qu’Énergie Yukon possède sur eux.
Les renseignements des clients, comme des relevés de compte, des demandes d’ouverture de compte et des dossiers touchant les services, seront fournis sur demande et après l’authentification de l’identité du client concerné.
Sur demande écrite et après authentification de l’identité, Énergie Yukon fournira à ses clients les autres renseignements personnels en sa possession, des informations sur la manière dont ces renseignements sont utilisés ainsi qu’une liste des personnes et des organisations auxquelles ces renseignements ont été communiqués.
Énergie Yukon pourrait exiger des frais raisonnables à ses clients pour l’accès à leurs renseignements personnels.
En règle générale, Énergie Yukon mettra ces informations à la disposition de ses clients dans les 30 jours suivant la demande ou avisera ses clients par écrit si davantage de temps est nécessaire pour donner suite à une demande.
Dans certaines circonstances, Énergie Yukon pourrait être dans l’impossibilité de fournir l’accès à certains renseignements personnels. Cela peut être le cas si, par exemple, la communication des renseignements aurait pour effet de révéler des renseignements personnels sur une autre personne, si les renseignements personnels sont protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat, si les renseignements personnels ont été recueillis pour les besoins d’une enquête ou si la communication des renseignements personnels aurait pour effet de divulguer des renseignements commerciaux confidentiels. Par ailleurs, il se pourrait qu’une loi empêche Énergie Yukon de donner accès à des renseignements personnels.
Si une demande d’accès est refusée, Énergie Yukon avisera le client concerné par écrit, expliquera les raisons du refus et précisera quelles autres démarches peuvent être entreprises par le client.
CONFORMITÉ
Énergie Yukon fournira, sur demande, des renseignements sur ses procédures relatives aux plaintes.
Toute demande de renseignements, plainte ou question concernant cette politique doit être transmise par écrit à l’agent de la protection de la vie privée d’Énergie Yukon.
Coordonnées :
Société d’énergie du Yukon
À l’attention de l’agent de la protection de la vie privée
2, Miles Canyon Road
C.P. 5920
Whitehorse (Yukon) Y1A 6S7
Tél. : 867-393-5300
Téléc. : 867-393-5323
Courriel : privacy.officer@yec.yk.ca